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Bedienungsanleitung Telefonanlage

 

Anrufe

Abgehend:

mit dem Hörer
  • Heben Sie den Hörer ab
  • Wählen Sie die gewünschte Nummer.
  • Bestätigten Sie den Wahlvorgang mit  oder der Soft-Taste Anrufe.
  • Zum Beenden des Gesprächs drücken Sie die Beenden-Soft-Taste, oder legen den Hörer auf.

Alternative:

  • Wählen Sie die gewünschte Nummer.
  • Heben Sie den Hörer ab
  • Zum Beenden des Gesprächs drücken Sie die Beenden-Soft-Taste, oder legen den Hörer auf.
im Freisprechmodus

Drücken Sie die Lautsprechertaste;

  • Wählen Sie die gewünschte Nummer.
  • Bestätigten Sie den Wahlvorgang mit  oder der Soft-Taste Anrufe.
  • Zum Beenden des Gesprächs drücken Sie die Beenden-Soft-Taste oder .
mit dem Headset
  • Aktivieren Sie das Headset durch Drücken der Headset-Taste.
  • Wählen Sie die gewünschte Rufnummer.
  • Bestätigen Sie den Wahlvorgang mit  oder der Soft-Taste Anrufen.
  • Zum Beenden des Gesprächs drücken Sie die Abbruch-Tasteoder die Soft-Taste Beenden.

Ankommend:

Um ein ankommendes Gespräch entgegen zu nehmen:

  • Heben Sie den Hörer ab oder drücken Sie die Freisprech-Taste für den Freisprechmodus. Wenn ein Headset angeschlossen ist, drücken Sie die Headset-Taste 
  • Je nach gewählter Annahme-Art, beenden Sie das Gespräch mit dem Auflegen des Hörers, das Drücken der Beenden-Soft-Taste oder drücken Sie die Abruch-Taste, beziehungsweise die Headset-Taste .

 

Anklopfen, Halten, Makeln, Weiterleiten

Anklopfen

Geht während eines aktiven Gesprächs ein weiterer Anruf ein, wird dies durch das Symbol eines läutenden Hörers auf dem Display und durch einen doppelten Anklopfton gemeldet.

Sie haben folgende Optionen:

  • Nehmen Sie den eingehenden Anruf mit der Soft-Taste Annehmen entgegen und setzen Sie das aktive Gespräch auf Halten.
  • Sie können den eingehenden Anruf mit der Soft-Taste Abweisen ablehnen.
  • Sie können den eingehenden Anruf ohne Ankündigung mit der Weiterleiten-Soft-Taste weiterleiten.
    • Eingehende Anrufe können nur anklopfen, wenn die Anklopffunktion an Ihrer Nebenstelle ausgewählt wurde. Um die Anklopffunktion einzuschalten, wählen Sie im Menü unter Anrufeinstellungen den Punkt „Anklopfen“ aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Einen Anruf halten

  • Um einen aktiven Anruf zu halten, wählen Sie die Soft-Taste Halten.
  • Um einen eingehenden Anruf während eines aktiven Gesprächs anzunehmen, wählen Sie die Annehmen-Soft-Taste. Zum Abweisen des Anrufes, drücken Sie die Soft-Taste Abweisen. Um den Anruf weiterzuleiten, drücken Sie die Soft-Taste Weiterleiten.

⇒ Das aktive Gespräch wird nun gehalten.

Wird ein Gespräch gehalten, kann aktuell nicht auf das zentrale Telefonbuch zugegriffen werden.

Makeln

  • Um zwischen zwei Gesprächspartnern zu wählen, drücken Sie die Soft-Taste Makeln oder die Pfeiltasten  und , um das entsprechende Gespräch auszuwählen und dann die Soft-Taste Makeln bzw. Weiter.

⇒ Das inaktive Gespräch wird auf Halten gesetzt und der Anrufer hört eine Wartemusik.

Anrufweiterleitung

Anrufweiterleitung mit Rückfrage
  • Nehmen Sie den eingehenden Anruf an.
  • Drücken Sie die Soft-Taste Weiterleiten.
  • Geben Sie die Ziel-Rufnummer ein und drücken Sie oder drücken Sie die gewünschte Ziel-Funktionstaste (siehe Funktionstasten belegen).
  • Kündigen Sie den durchzustellenden Anruf an.
  • Drücken Sie zur Übergabe des Gespräches die Soft-Taste Weiterleitung oder legen Sie auf.
Blind Transfer
  • Nehmen Sie den ankommenden Anruf nicht entgegen.
  • Drücken Sie die Soft-Taste Weiterleiten bzw *.
  • Geben Sie die Ziel-Rufnummer ein.
  • Drücken Sie zur Übergabe des Gesprächs die Taste Weiterleiten bzw. Senden.
  • Legen Sie nun auf.

Wird für eine Weiterleitung ein aktives Gespräch gehalten, muss zunächst die Soft-Taste Weiterleiten ausgewählt werden und erst dann kann die Rufnummer gewählt werden. Die Anrufweiterleitung wird mit einem erneuten Drücken der Soft-Taste Weiterleiten gestartet.

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Rufumleitung

Zur Rufumleitung steht jeder Nebenstelle standardmäßig ein Profil zur Verfügung, das über die verschiedenen Endgeräte bearbeitet werden kann. Außerden ist jede Nebenstelle standardmäßig so konfiguriert, dass externe Anrufe nach einigen Sekunden an die Vermittlung weitergeleitet werden. Diese Einstellung sollte erhalten bleiben!

Feste Rufumleitung (Immer / im Telefonmenü Umleitung fix)

Alle eingehenden Anrufe werden immer und sofort auf die hier definierte Rufnummer umgeleitet.

Rufumleitung bei besetzt (Besetzt)

Gehen während eines aktiven Telefonats weitere Anrufe ein, werden diese sofort umgeleitet. Diese Rufumleitung funktioniert nur, wenn die Funktion Anklopfen deaktiviert ist.

Rufumleitung nach Zeit (Keine Antwort)

Sie nehmen den eingehenden Anruf nicht innerhalb einer definierten Zeitspanne (Timeout) entgegen. Der Timeout kann auf 5, 10, 15 oder 20 Sekunden eingestellt werden. Wohin soll der eingehende Anruf nach Ablauf der festgelegten Zeit weitergeleitet werden. Der Anrufer erhält ein Anklopfsignal und wird dann an das definierte Ziel weitergeleitet.

Rufumleitung bei nicht erreichbar (Nicht registriert)

Die Funktion greift nur in folgenden Fällen:

  • wenn das Endgerät nicht an der Telefonanlage angemeldet ist. Bspw. bei Unterbrechung der Internet- oder der LAN Verbindung. Alle eingehenden Anrufe werden an ein definiertes Ziel weitergeleitet

Hinterlegen Sie als Ziel immer eine verfügbare Zielrufnummer. Stellen Sie sicher, dass sich keine Mailbox oder Ansage meldet.

Rufumleitungen können Sie auch über Funktionscodes aktivieren:

 
Eigene Rufumleitung aktivieren:
  1. Am Telefon
    1. Menü > Rufumleitung:Profile > Default > Rufumleitung Immer/Besetzt/Nach Zeit > Umleitungsziel hinzufügen oder bereits hinzugefügtes Ziel aktivieren/deaktivieren
  2. In der App
    1. Einstellungen > Rufumleitung >Profil Standard >Immer/Besetzt/KeineAntwort(NachZeit) mit Schalter aktivieren und Ziel eingeben

Rufumleitungen können Sie auch über Funktionscodes aktivieren:

*10 Aktivierung des Rufumleitungsprofils
*11 + Ziel Feste Rufumleitung auf die Rufnummer
**11 Feste Rufumleitung aufheben
*12 + Ziel Rufmleitung nach Zeit auf die Rufnummer
**12 Rufumleitung nach Zeit aufheben
*13 + Ziel Rufumleitung bei besetzt auf die Rufnummer
**13 Rufmleitung bei besetzt aufheben
*14 + Ziel Rufumleitung bei nicht registriert auf die Rufnummer
‌**14 Rufumleitung bei nicht registriert aufheben

 

Dreierkonferenz

Führen Sie folgende Schritte durch, um eine Konferenz zu starten:

  • Rufen Sie den ersten Teilnehmer an.
  • Drücken Sie die Soft-Taste Konferenz.
  • Wählen Sie die Nummer des zweiten Teilnehmers.
  • Drücken Sie die, die Soft-Taste Anrufen bzw. Konferenz.
  • Sobald der zweite Teilnehmer den Hörer abnimmt, drücken Sie ein weiteres Mal die Konferenz-Soft-Taste, um das Gespräch mit allen Beteiligten zu beginnen.
    Mit der Soft-Taste Teilen, können Sie laufende Konferenzen aufteilen. Mit der Soft-Taste Verwalten, können Sie die einzlenen Teilnehmer ggfs. stummschalten oder entfernen.

DND (Do not Disturb)

Mit der Funktion Do Not Disturb (DND) können eingehende Anrufe automatisch abgewiesen werden. (Eingehende Anrufe werden als „verpasste Anrufe“ angezeigt).

Aktivieren Sie den DND-Modus wie folgt:

  • Drücken Sie die DND-Soft-Taste auf Ihrem Display.

Ihr Telefon ist im DND-Modus, wenn auf dem Display das Zeichen bzw. angezeigt wird. Ist Ihr Endgerät im DND-Modus, wird der Anrufer standardmäßig SOFORT auf das Ziel der Weiterleitung "Nach Zeit" weitergeleitet.

Gibt es mehrere Endgeräte, müssen alle auf DND geschaltet werden um die Weiterleitung zu aktivieren. Geräte ohne aktivierte DND funktion läuten wie gewohnt. So kann zb. bei mehreren Endgeräten gesteuert werden, welches Endgerät läutet.

 

Voicemail-System

Richten Sie beim ersten Einwählen in das Sprachmenü des Voicemail-Systems  Ihren persönlichen Anrufbeantworter ein. Ohne Aufnahme ist das VM-System inaktiv!

Es können mehrere Ansagen aufgesprochen werden. Relevant sind dabei Abwesenheistansage ("1") und Temporäre Ansage ("3").
Wenn externe Anrufer ins VM-System kommen, wird die Abwesenheitsansage abgespielt. Ist eine temporäre Ansage eingerichtet, wird diese bevorzugt abgespielt, bis sie wieder gelöscht wird. So kann z.B. im Betriebsurlaub die reguläre Abwesenheitsansage belassen werden, und für die Dauer des Urlaubs eine temporäre Ansage aufgesprochen werden.

Zum Besprechen des Voicemail-Systems muss die Voicemail der betreffenden Nebenstelle angewählt werden. Dabei können die eigene oder auch andere VMs der Telefonanlage gewählt werden. Der Ablauf nach aufgebautem Anruf ist dabei der selbe. Ein Sprachmenü führt Sie danach durch die Einrichtung.

Besprechen
  • Drücken Sie die Message Taste oder wählen Sie *791
  • oder wählen Sie *792 und geben die gewünschte Nebenstelle ein
  • Geben Sie Ihr Voicemail Passwort ein. Dieses lautet im Regelfall 1234
  • Wählen Sie zum Einrichten der Mailbox „0 Mailbox Optionen“.
  • Wählen Sie  „1“, um eine Ansage für den Fall aufzunehmen, dass Sie nicht erreichbar sind (Abwesenheitsansage).
  • Sprechen Sie dann Ihre Nachricht und drücken Sie „#“, um die Aufnahme zu beenden.
  • Akzeptieren Sie die Aufnahme mit „1“, spielen Sie sie mit „2“ noch einmal ab und wiederholen Sie die Aufnahme mit „3“.
  • Aufnahmen können jederzeit neu besprochen werden. Der Ablauf ist dabei der selbe.
  • Wenn eine temporäre Ansage vorhanden ist, weisst das VM-System darauf hin. Im Menü der Temporären Ansage kann diese gelöscht werden.

 

 

Cloudya-Zugang und Webapp

Zusätzlich zum Tischtelefon gibt es die Möglichkeit, mobile Geräte oder Computer als Endgeräte zu verwenden.
Dazu gibt es für Android und iOS Apps, für Mac und Windows einen Desktop Client oder eine Webapp unter start.cloudya.com.

Zum Aktivieren des Zugangs wird für jeden User ein Email generiert, über das ein Kennwort gesetzt werden muss. Die Email-Adresse an die das Mail gesendet wurde und das gesetzte Passwort ergeben die Zugangsdaten für Cloudya-Dienste.

Cloudya Anmeldung

Nach dem Login in der Webapp können Mikrofon und Lautsprecher freigegeben werden, um über die Webapp zu telefonieren.
Ohne Mikrofonzugriff kann die Webapp nur zur Konfiguration der eigenen Nebenstelle verwendet werden. Mit Später erledigen kann der Vorgang übersprungen werden.

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In der Webapp kann die eigene Nebenstelle konfiguriert werden.

Zur Verfügung stehen:

Einstellungen zum eigenen Profil:

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Einstellung zur Rufumleitung

Eigene Rufumleitung aktivieren:

  1. Am Telefon
    1. Menü > Rufumleitung:Profile > Default > Rufumleitung Immer/Besetzt/Nach Zeit > Umleitungsziel hinzufügen oder bereits hinzugefügtes Ziel aktivieren/deaktivieren
  2. In der App
    1. Einstellungen > Rufumleitung >Profil Standard >Immer/Besetzt/KeineAntwort(NachZeit) mit Schalter aktivieren und Ziel eingeben

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Funktionstasten belegen

Hier können Funktionstasten definiert werden. Diese werden in der App und am Tischtelefon als Kurzwahltasten angezeigt. Abhängig vom Endgerät kann eine bestimmte Anzahl an Tasten angezeigt werden, alles darüber wird nur in der App angezeigt. Möglich sind: BLF-Tasten (interne Teilnehmer) oder Kurzwahlen (externe Rufnummern). Die restlichen Auswahlmöglichkeiten (Dienst, Gegensprechen, Funktionscode) werden nicht verwendet. So kann jeder Benutzer seine Tasten selbst belegen und verwalten.

Die Position bestimmt die Reihenfolge der Tasten (nur freie Tasten werden angezeigt)
Unter Name kommt die Bezeichnung welche am Display erscheint (Nicht der Kontaktname!)
Unter Typ wählen Sie zwischen:                     Kurzwahl=eine externe Rufnummer im Format +43123456789
                                                                   BLF= interne Kontakte aus der eigenen Organisation
Unter Ziel wird der Name oder die Nebenstelle der gewünschten Person eingetragen (Möglichkeiten werden vorgeschlagen)

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Es kann ein paar Minuten dauern, bis die Änderungen auch tatsächlich am Telefon angezeigt werden

Bereits bestehende Funktionstastenbelegungen können Sie über das image-1664447320252.png  Symbol löschen bzw. über image-1664447371261.png bearbeiten.

Zusätzlich können die Funktionstasten auch aus der Rufliste oder den Kontakten befüllt werden:

grafik.png

Mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Eintrag kann der Anrufer direkt zu den Funktionstasten oder lokalen Kontakten hinzugefügt werden.

Weiters gibt es noch die Möglichkeit, die Desktop Apps herunterzuladen und als Software lokal zu installieren und lokale Kontakte (nur für den Benutzer sichtbar) einzuspeichern.

Fax

Wenn notwendig, kann über die Webapp auch ein Fax eingerichtet werden. Die Infos zum Einrichten hat die IT-Abteilung.

Cloudya App (Android & IOS)

Initialer Login

Um die App zu nutzen, müssen Sie sich mit Ihrem Cloudya-Benutzernamen und Passwort anmelden. Dies sind dieselben Zugangsdaten, die Sie auch auf https://start.cloudya.com verwenden würden.

Beim ersten Login führt Sie die App durch die Einstellungen für

  • Registrierung der Mobiltelefonnummer
  • Berechtigungsanforderungen für die App

Diese Einstellungen können später geändert werden. Bitte beachten Sie, dass die App ohne die entsprechenden Berechtigungen möglicherweise nicht wie gewünscht funktioniert.

Wenn Sie sich zum ersten Mal bei der Cloudya App anmelden, werden Sie aufgefordert, den Zugriff auf verschiedene Telefonfunktionen/Geräte zuzulassen. Diese sind (abhängig vom Endgerät)

  • Mikrofon
  • Telefonanrufe
  • Lokale Kontakte
  • Videokamera
  • Touch oder Face ID

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Telefon und Mikrofon werden für die Funktion der App benötigt, der Rest muss nicht freigegeben werden.
Werden die lokalen Kontake freigegeben, kann die App darauf zugreifen.

Wenn Sie Anrufe über GSM empfangen möchten, können Sie Ihre Mobiltelefonnummer registrieren.
Sollte das Mobiltelefon keinen Internetzugriff haben (z.B aufgrund von schlechtem Empfang) werden eingehende Anrufe an diese Nummer zugestellt!

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Wenn Sie sich angemeldet haben, ist die erste Ansicht die "Favoriten", die den Funktionstasten Ihrer Nebenstelle entsprechen.
Diese Ansicht unterscheidet sich bei Apple und Android geringfügig.

Über die Tasten im unteren Bereich kann auf Ruflisten, Favoriten, Kontakte und den Ziffernblock zugegriffen werden.


Zum Anrufen aus der App wird keine zusätzliche 0 für die Amtsleitung benötigt!

Bei einem eingehenden Anruf läuten alle Endgeräte der Nebenstelle gleichzeitig (Tischtelefon, Handy-App, Webapp oder Desktopapp). Die einzelnen Endgeräte können mit der Taste DND (Do Not Disturb) stummgeschaltet werden, wenn nur ein einzelnes Gerät läuten soll.

 

Troubleshooting

 

  • Tischtelefon zeigt "Kein Service": Apparat kann sich nicht mit der Telefonanlage verbinden - Internet- oder Netzwerkproblem wahrscheinlich!
  • Hörergabel/Mikrofon/Lautsprecher/andere Bedienteile reagieren nicht
    • Lösungsversuche:
      • Telefon neustarten (Netzwerkkabel bzw Netzteil (wenn vorhanden) aus- und wieder anstecken - auf Anschluss "Internet"!) oder mit gedrückthalten der x-Taste neustarten
      • Telefon zurücksetzen - OK gedrückt halten und auf Werkseinstellungen zurücksetzen, Telefon startet mehrmals neu und konfiguriert sich wieder selbstständig
  • Cloudya-App lässt keine abgehenden Anrufe zu
    • Lösungsversuche
      • kontrollieren ob "Einstellungen > Mit anderem Gerät anrufen > Dieses Gerät" aktiviert ist, ansonsten aktivieren
  • Cloudya-App läutet nicht oder ist ständig besetzt, generelle Anrufprobleme
    • Lösungsversuche
      • Telefon neustarten
      • in der App aus- und wieder einloggen
      • App deinstallieren und neu einrichten
  • App läutet nur wenn sie geöffnet ist/Anrufe kommen über GSM
    • Lösungsversuch
      • Energie/Datensparoptionen in den App-Einstellungen deaktivieren (nur Android)
  • App - Gesprächsqualität schlecht - Rauschen, Verzerrung, Aussetzer
    • Lösungsversuche
      • Internetverbindung überprüfen - Wechsel von WLAN auf Mobile Daten bzw. umgekehrt
      • Standort verändern (Funkloch, Keller, etc)
  • ...

Sämtliche Handbücher finden Sie auch unter https://www.nfon.com/de/service/dokumentation/handbuecher

 

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