Bedienungsanleitung Telefonanlage

Anrufe

Abgehend:

Ankommend:

Anklopfen

Anrufweiterleitung

Wird für eine Weiterleitung ein aktives Gespräch gehalten, muss zunächst die Soft-Taste Weiterleiten ausgewählt werden und erst dann kann die Rufnummer gewählt werden. Die Anrufweiterleitung wird mit einem erneuten Drücken der Soft-Taste Weiterleiten gestartet.

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Rufumleitung

Zur Rufumleitung steht jeder Nebenstelle standardmäßig ein Profil zur Verfügung, das über die verschiedenen Endgeräte bearbeitet werden kann. Bei manchen Anlagen sind die Nebenstelle standardmäßig so konfiguriert, dass externe Anrufe nach einigen Sekunden an die Vermittlung weitergeleitet werden. Diese Einstellung sollte erhalten bleiben!

Rufumleitungen gelten nur für interne und externe Anrufe direkt auf die jeweilige Nebenstelle. 
Anrufe aus Gruppen, Warteschlangen oder Skills werden nicht weitergeleitet.

Eigene Rufumleitung aktivieren:

1. Am Telefon
   1. Menü > Rufumleitung:Profile > Default > Rufumleitung Immer/Besetzt/Nach Zeit > Umleitungsziel hinzufügen oder bereits hinzugefügtes Ziel aktivieren/deaktivieren
2. In der App
   1. Einstellungen > Rufumleitung >Profil Standard >Immer/Besetzt/KeineAntwort(NachZeit) mit Schalter aktivieren und Ziel eingeben

Dreierkonferenz

DND (Do not Disturb)

Voicemail-System

Richten Sie beim ersten Einwählen in das Sprachmenü des Voicemail-Systems  Ihren persönlichen Anrufbeantworter ein. Ohne Aufnahme ist das VM-System inaktiv!

Es können mehrere Ansagen aufgesprochen werden. Relevant sind dabei Abwesenheistansage ("1") und Temporäre Ansage ("3").
Wenn externe Anrufer ins VM-System kommen, wird die Abwesenheitsansage abgespielt. Ist eine temporäre Ansage eingerichtet, wird diese bevorzugt abgespielt, bis sie wieder gelöscht wird. So kann z.B. im Betriebsurlaub die reguläre Abwesenheitsansage belassen werden, und für die Dauer des Urlaubs eine temporäre Ansage aufgesprochen werden.

Zum Besprechen des Voicemail-Systems muss die Voicemail der betreffenden Nebenstelle angewählt werden. Dabei können die eigene oder auch andere VMs der Telefonanlage gewählt werden. Der Ablauf nach aufgebautem Anruf ist dabei der selbe. Ein Sprachmenü führt Sie danach durch die Einrichtung.

Besprechen

• Drücken Sie die Message Taste oder wählen Sie *791
• oder wählen Sie *792 und geben die gewünschte Nebenstelle ein
• Geben Sie Ihr Voicemail Passwort ein. Dieses lautet im Regelfall 1234

Cloudya-Zugang

Zusätzlich zum Tischtelefon gibt es die Möglichkeit, mobile Geräte oder Computer als Endgeräte zu verwenden.
Dazu gibt es für Android und iOS Apps, für Mac und Windows einen Desktop Client oder eine Webapp unter start.cloudya.com.

Bei einem eingehenden Anruf läuten alle Endgeräte der Nebenstelle gleichzeitig (Tischtelefon, Handy-App, Webapp oder Desktopapp). Die einzelnen Endgeräte können mit der Taste DND (Do Not Disturb) stummgeschaltet werden, wenn nur ein einzelnes Gerät läuten soll.
Über den Cloudya-Zugangg kann entweder das aktuelle oder alle Geräte auf DND gestellt werden.

Zum Aktivieren des Zugangs wird für jeden User ein Email generiert, über das ein Kennwort gesetzt werden muss. Die Email-Adresse an die das Mail gesendet wurde und das gesetzte Passwort ergeben die Zugangsdaten für Cloudya-Dienste.

Der Anmeldevorgang passiert geräteunabhängig immer über einen Browser, der bei Handys während der Anmeldung im Hintergrund geöfnet wird.

Web- und Desktopapp

Nach dem Login in der Webapp unter start.cloudya.com können Mikrofon und Lautsprecher freigegeben werden, um über die Webapp zu telefonieren.
Ohne Mikrofonzugriff kann die Webapp nur zur Konfiguration der eigenen Nebenstelle und zur Fernsteuerung von Tischtelefonen mit der selben Nebenstelle verwendet werden. Wenn die benötigten Geräte nicht eingerichtet werden wird in der Webapp ein roter Balken mit "Telefonie Offline" eingeblendet.

Mit Später erledigen kann der Vorgang übersprungen werden, sämtliche andere Fenster können auch einfach geschlossen werden.

In der Webapp kann die eigene Nebenstelle konfiguriert und Tischtelefonen mit der selben Nebenstelle ferngesteuert werden.

Zur Verfügung stehen:

Telefon

Favoritentasten, Ziffernfeld zum Telefonieren

In der schwarzen Leiste können Rufnummern eingegeben und Kontakte durchsucht und angerufen werden.

Zum Anrufen aus der App wird keine zusätzliche 0 für die Amtsleitung benötigt!

Im Kreis mit den eigenen Initialen oben links gibt es die Möglichkeit, sich abzumelden.

Die restlichen Symbole sind:

1. Rufumleitung schalten
2. DND (nicht Stören) aktivieren -global oder nur Gerät
3. Klingelton aus- oder einschalten
4. Audioeinstellungen

Ruflisten & Voicemail

Sämtliche Ruflisten, Voicemails (falls aktiviert) in eigenem Reiter

Aus den Ruflisteneinträgen können mit einem Rechtsklick zusätzliche Aktionen gestartet werden.

Kontakte

Übersicht über sämtliche verfügbare Kontakte und Möglichkeit, zu suchen oder neue Kontakte anzulegen (+)

Über Cloudya angelegte Kontakte sind nur für die eigene Nebenstelle sichtbar!

Einstellungen zum eigenen Profil:

Hier können allgemeine Einstellungen getätigt werden. 

Einstellung zur Rufumleitung

Eigene Rufumleitung in der App aktivieren:

1. Einstellungen
2. Rufumleitung
3. Profil auswählen ( mehrere Profile können zusätzlich erstellt werden)
4. Immer/Besetzt/KeineAntwort(NachZeit) mit Schalter aktivieren und Ziel eingeben.
5. Gewünschtes Profil aktivieren (Punkt wird angezeigt) - auch über den geschwungenen Pfeil in der schwarzen Kopfleiste möglich 

   

Warteschlangen

Hier sehen User, zu welchen Warteschlangen sie im Moment zugeordnet sind und können sich auch in zusätzliche Warteschlangen einwählen. 

Bitte fügen sie nur Warteschlangen hinzu, die für Sie relevant sind!

Funktionstasten

Hier können Funktionstasten definiert werden. Diese werden in der App und am Tischtelefon als Kurzwahltasten angezeigt. Abhängig vom Endgerät kann eine bestimmte Anzahl an Tasten angezeigt werden, alles darüber wird nur in der App angezeigt. Möglich sind: BLF-Tasten (interne Teilnehmer) oder Kurzwahlen (externe Rufnummern). Die restlichen Auswahlmöglichkeiten (Dienst, Gegensprechen, Funktionscode) werden nicht verwendet. So kann jeder Benutzer seine Tasten selbst belegen und verwalten.

Die Position bestimmt die Reihenfolge der Tasten (nur freie Tasten werden angezeigt)
Unter Name kommt die Bezeichnung welche am Display erscheint (Nicht der Kontaktname!)
Unter Typ wählen Sie zwischen:                 -Kurzwahl=eine externe Rufnummer im Format +43123456789
                                                                   -BLF= interne Kontakte aus der eigenen Organisation
Unter Ziel wird der Name oder die Nebenstelle der gewünschten Person (Möglichkeiten werden vorgeschlagen) oder eine externe Rufnummer eingetragen 

Es kann ein paar Minuten dauern, bis die Änderungen auch tatsächlich am Telefon angezeigt werden. 

Bereits bestehende Funktionstastenbelegungen können Sie über das   Symbol löschen bzw. über bearbeiten.

Zusätzlich können die Funktionstasten auch aus der Rufliste oder den Kontakten befüllt werden:

Mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Eintrag kann der Anrufer direkt zu den Funktionstasten  hinzugefügt werden.

Fax

Wenn notwendig, kann über die Webapp auch ein Fax eingerichtet werden. Die Infos zum Einrichten kann der Anlagenadministrator bereitstellen.

CRM Connect 

Je nach Installationstyp und Lizenzierung steht CRM Connect zur Verfügung, hier können externe Datenquellen (CRM-Systeme, Outlook etc) zur Rufnummeranzeige eingebunden werden und auch bestimmte Aktionen bei eingehenden Anrufen gestartet werden.

Tastenkombinationen

Hier können Tastenkombinationen für schnelle Aktionen (kopierte Nummer anrufen, Abheben, Auflegen etc.) festgelegt werden.

Support, Download, Info 

Hier kann die Desktop App heruntergeladen, Logging für Supportzwecke aktiviert und Infos über die aktuelle Version angezeigt werden.

Cloudya App (Android & IOS)

Initialer Login

Um die App zu nutzen, müssen Sie diese aus App- oder Playstore installieren und sich mit Ihrem Cloudya-Benutzernamen und Passwort anmelden. Dies sind dieselben Zugangsdaten, die Sie auch auf https://start.cloudya.com verwenden würden.

Die Apps für Android und Apple unterscheiden sich geringfügig. Die vollständige Anleitung für die jeweilige Version finden Sie unter:

• Apple - IOs
• Android

Beim ersten Login führt Sie die App durch die Einstellungen für

Diese Einstellungen können später geändert werden. Bitte beachten Sie, dass die App ohne die entsprechenden Berechtigungen möglicherweise nicht wie gewünscht funktioniert.

Wenn Sie sich zum ersten Mal bei der Cloudya App anmelden, werden Sie aufgefordert, den Zugriff auf verschiedene Telefonfunktionen/Geräte zuzulassen. Diese sind (abhängig vom Endgerät)

• Mikrofon
• Telefonanrufe
• Benachrichtigungen
• Lokale Kontakte
• Videokamera
• Touch oder Face ID

Telefon, Benachrichtigungen und Mikrofon werden für die Funktion der App benötigt, der Rest muss nicht freigegeben werden.
Werden die lokalen Kontake freigegeben, kann die App darauf zugreifen.

Wenn Sie Anrufe über GSM empfangen möchten, können Sie Ihre Mobiltelefonnummer registrieren.
Sollte das Mobiltelefon keinen Internetzugriff haben (z.B aufgrund von schlechtem Empfang) werden eingehende Anrufe an diese Nummer zugestellt, und werden nicht mehr über die Telefonanlage abgewickelt.

In manchen Fällen, speziell bei Warteschlangen mit mehreren Mitgliedern kann das zu Problemen führen! Beispiel: Sämtliche Anrufe an eine Supporthotline landen in einer Mobilbox eines Mitarbeiters, weil die App aus irgendwelchen Gründen offline ist. In diesem Fall ist es sinnvoll, keine Rufnummer zu registrieren!

Bei Android-Geräten muss zusätzlich eine Systemeinstellung gesetzt werden, um sicherzustellen dass die App immer erreichbar bleibt.

Dabei handelt es sich um die Akku-Optimierung für Apps, die Apps nach bestimmter Zeit ohne Aktivität automatisch beendet um Energie zu sparen.

Wenn Sie sich angemeldet haben, ist die erste Ansicht die Favoritenliste, die den Funktionstasten Ihrer Nebenstelle entsprechen.
Diese Ansicht unterscheidet sich bei Apple und Android geringfügig.

Um eine Funktionstaste anzurufen, wählen Sie die Taste und drücken auf Anrufen.
Zusätzlich können die Funktionstasten bearbeitet oder gelöscht werden.

Über die Tasten im unteren Bereich kann auf Ruflisten, Favoriten, Kontakte und den Ziffernblock zugegriffen werden.

Anrufablauf

Eingehende Anrufe werden wie am Handy typisch in der Cloudya-App abgewickelt. 

Um Anrufe im laufenden Gespräch weiter zu verbinden gibt es zwei Möglichkeiten:

Transfer vor Anrufannahme ohne Rückfrage

Wenn Sie mit jemandem telefonieren und den Anruf an eine andere Person weiterleiten möchten, ohne diese zu fragen, ob die Weiterleitung möglich ist:

1. Im Optionsmenü (drei Punkte) auf Anruf weiterleiten an... tippen.
2. Das Suchfenster wird eingeblendet.
3. Den Namen oder die Nummer des Kontakts eingeben, an den Sie den Anruf weiterleiten möchten.
4. Einen Kontakt wählen und auf Anrufen tippen.

Der Anruf wird zum ausgewählten Kontakt weitergeleitet.

Transfer nach Anrufannahme mit Rückfrage

Wenn Sie mit jemandem telefonieren und den Anruf an eine andere Person weiterleiten möchten und Sie zuerst mit dieser Person sprechen und sie entscheidet, ob sie den Anruf annimmt oder nicht:

Troubleshooting

Sollte es Probleme mit der NFON-Telefonanlage oder Teilen dieser geben, kann der aktuelle Zustand der Server und Dienste unter status.nfon.com abgerufen werden. Im Falle einer Störung werden dort auch Statusupdates bekanntgegeben.

Problembehebung durch den Benutzer

• Tischtelefon zeigt "Kein Service": Apparat kann sich nicht mit der Telefonanlage verbinden - Internet- oder Netzwerkproblem wahrscheinlich!
  • • Internetzugriff am PC überprüfen, bei Ausfall Firewall und Internetanschluss neu starten oder den Administrator kontaktieren!
    • Bei funktionierendem Internet Telefon neustarten (Netzwerkkabel bzw Netzteil (wenn vorhanden) aus- und wieder anstecken - auf Anschluss "Internet"!) oder mit gedrückthalten der x-Taste neustarten (Yealink)
      
      
• Hörergabel/Mikrofon/Lautsprecher/Display/andere Bedienteile reagieren nicht
  
  • • Telefon neustarten (Netzwerkkabel bzw Netzteil (wenn vorhanden) aus- und wieder anstecken - auf Anschluss "Internet"!) oder mit gedrückthalten der x-Taste neustarten (Yealink)
    • Telefon zurücksetzen - OK gedrückt halten und auf Werkseinstellungen zurücksetzen, Telefon startet mehrmals neu und konfiguriert sich wieder selbstständig (Yealink)

• Cloudya-App lässt keine abgehenden Anrufe zu
  
  • • • kontrollieren ob "Einstellungen > Mit anderem Gerät anrufen > Dieses Gerät" aktiviert ist, ansonsten aktivieren

• Cloudya-App läutet nicht oder ist ständig besetzt, generelle Anrufprobleme
  
  • • Telefon neustarten
    • in der App aus- und wieder einloggen
    • App deinstallieren und neu einrichten

• Cloudya-App läutet nur wenn sie geöffnet ist/Anrufe kommen über GSM
  • • Energie/Datensparoptionen in den App-Einstellungen deaktivieren (nur Android)

• Cloduya-App - Gesprächsqualität schlecht - Rauschen, Verzerrung, Aussetzer
  
  • • Internetverbindung überprüfen - Wechsel von WLAN auf Mobile Daten bzw. umgekehrt
    • Standort verändern (Funkloch, Keller, etc)
      
      
• Cloudya-App läutet nicht, Anrufe werden als entgangen in der Rufliste angezeigt
  • • App ist nicht Primärgerät -  Taste drücken oder *55 wählen
      
      
• Schnurlostelefon - Schlechte Qualität, Rauschen etc.
  • • Basisstation neu starten - Netzwerk- (und wenn vorhanden) Stromkabel ab- und wieder anstecken.

Sämtliche Handbücher finden Sie auch unter https://www.nfon.com/de/service/dokumentation/handbuecher